Capita spesso che presi dai ritmi frenetici del nostro lavoro e della nostra quotidianità si viva quel senso di impotenza nei confronti del "tempo che corre" che ci induce ansia e senso di frustrazione nel mancato raggiungimento delle prestazioni desiderate. E' molto più comune di quanto si pensi ma la buona notizia è che ci si può lavorare facilmente.

Intanto si deve partire dalla consapevolezza che il tempo rappresenta una risorsa limitata. Una giornata lavorativa tipicamente è composta da 8 ore che vanno attentamente e sapientemente organizzate per ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo.

Vediamo quindi come si può, con alcuni accorgimenti ed il giusto approccio mentale, esercitare un maggior controllo sul nostro tempo.

Ecco alcuni utili consigli per evitare sprechi e toglierci dalla schiavitù dell'alibi del "non ho tempo".

1. Stabilire gli obiettivi e le priorità.

Il lavoro non è attività fine a se stessa, ma destinato a raggiungere obiettivi, professionali, personali, economici. Definire con chiarezza quali sono i propri reali obiettivi è un passo preliminare, ma necessario, per poi decidere lucidamente quali compiti sono prioritari e quali secondari.

2. Identificare le attività essenziali.

Occorre identificare le attività essenziali per il risultato, concentrare il tempo disponibile su di esse, ed evitare quinto  possibile disperdere energia in compiti secondari, anche se magari appaiono urgenti. Ricordare che: "Dove tutto è prioritario, niente è più prioritario". Per raggiungere gli obiettivi economici legati al profitto, sarà necessario inserire nella valutazione anche il ritorno economico del tempo investito, concentrando gli sforzi nelle attività di maggior profitto, a parità di tempo impiegato.

3. Programmare l'utilizzo del tempo.

La gestione del tempo di lavoro è attività che va guidata, e come tale va programmata e pianificata in anticipo. Una buona programmazione aiuta a ridurre i momenti di crisi e allocare razionalmente il tempo alle attività secondo la loro importanza reale. Pianificare i propri impegni, i propri appunatmenti e le proprie pause è il modo giusto per avere consapevolezza del tempo a disposizione.

4. Dedicare tempo a se stessi.

Tutti noi non siamo macchine da lavoro, ma esseri umani con le proprie esigenze, e soprattutto con le nostre vite private e familiari che non possono e non devono essere sacrificate oltre misura. Paradossalmente, poi, dedicare troppo tempo di vita al lavoro porta a diminuire l'efficienza, non ad aumentarla: una quantità inadeguata di pause di riflessione e momenti di stacco porta a perdere lucidità e visione di insieme, finendo col confondere la quantità di ore lavorate con la qualità dei risultati ottenuti.

5. Riflettere prima di agire.

L'ansia da mancanza di tempo potrebbe portarci ad aggredire i problemi e partire alla garibaldina. Questo approccio può funzionare in un numero limitato di casi ed in situazioni d'urgenza. Riflettere e mettere a punto una buona strategia di lavoro, aiuta a gestire le inevitabili situazioni impreviste che ci troveremo a fonrteggiare.

6. Assegnare un budget di tempo ad ogni compito.

E' esperienza comune che, quando il tempo disponibile è molto, il lavoro si dilata fino ad occuparlo tutto, mentre, quando il tempo è insufficiente il lavoro non si contrae affatto. Stabilire in anticipo il tempo da assegnare per ogni attività consente di evitare sprechi le volte, rare, in cui il tempo abbonda, e soprattutto di pianificare con precisione l'impegno quando il tempo scarseggia.

7. Valutare con realismo il tempo necessario.

Di solito le attività finiscono per impegnare più tempo di quello che ci si aspettava, quasi sempre emergono difficoltà o dettagli da gestire che non erano state previsti. Una accurata preparazione può ridurre il problema, ma non eliminarlo: un sano realismo impone di calcolare a priori un tempo di realizzazione più lungo di quello che apparirebbe necessario.

8. Delegare le attività secondarie.

Spesso molte attività potrebbero essere delegate ad altri, ma vengono accentrate per abitudine, convinzione che nessun altro le può svolgere con altrettanta bravura, resistenza ad affrontare l'eventuale costo di un intervento esterno, o magari semplicemente perché sono compiti piacevoli e interessanti. Una valorizzazione del proprio tempo aiuta a decidere più lucidamente se e cosa vale realmente la pena di fare in prima persona.

9. Portare a termine i lavori iniziati.

I lavori. specie se complessi, comportano necessariamente un tempo di avvio, durante il quale l'efficienza non è ottimale, le interruzioni fanno perdere concentrazione e moltiplicano questi tempi. La gestione del proprio tempo non deve essere lasciata gli altri, alle loro priorità, ma occorre stabilire con chiarezza che, se impegnati in un compito importante, le interruzioni non sono ammesse, salvo casi di reale gravità.

10. Non farsi prendere dal panico.

Lasciarsi travolgere dalle scadenze significa perdere lucidità e controllo, proprio le doti che un manager deve possedere e trasmettere ai collaboratori. Piuttosto che cercare di fare tutto, in una situazione in cui non ci si può riuscire, è meglio fermarsi a ragionare con calma sul costo reale del non adempiere personalmente e subito  a tutti gli impegni presi, e poi delegare o rinviare quelli che implicano il danno minore.

Dunque con un rinnovato stato mentale e con alcuni accorgimenti è possibile padroneggiare il tempo a disposizione.

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